Cuál es el mejor modelo de trabajo en esta nueva era: presencial, online o híbrido

A punto de terminar el año hemos decidido hacer una reflexión sobre cómo ha cambiado el modelo de trabajo en las empresas a raíz de la pandemia y todo lo que ha venido con ella. Antes de este verano parece que las empresas apostaban en su mayoría por el teletrabajo, pero estos últimos meses empezamos a ver empresas que han vuelto a las oficinas como hacían antaño.

Así pues llegamos a diciembre con 3 modalidades de trabajo, por un lado las empresas que han decidido mantener el modelo tradicional de presencialidad en el que los empleados deben trabajar desde las instalaciones de la empresa; por otro lado las que han optado por una modalidad 100% online en la que cada empleado puede trabajar desde donde más le apetezca; y finalmente un modelo de trabajo híbrido que combina la presencialidad bajo determinadas circunstancias con la modalidad online adaptada a cada empleado.

Pero… ¿cómo elegir el mejor modelo para tu empresa? ¿cuáles son los beneficios y limitaciones de cada uno? Vamos a tratar de analizarlo en este post.

La modalidad de trabajo presencial

Probablemente sea el modelo con el que más familiarizados estamos, ya que hasta la llegada del confinamiento la mayor parte de los trabajadores nos encontrábamos en esta modalidad. Así, en este caso asociamos la jornada laboral a la presencialidad en las instalaciones de la empresa, de tal forma que la persona que está allí está trabajando y quien no está no trabaja. Esto tradicionalmente era muy rígido, asociando la cantidad de horas que un trabajador estaba en las instalaciones al compromiso con su trabajo y la empresa. Hoy en día sabemos que esto no es así y, de hecho, exigir una presencialidad cuando no hay carga de trabajo que la acompañe puede resultar incluso perjudicial.

Entre las ventajas de esta modalidad podemos señalar la interacción entre los equipos de trabajo y entre los propios individuos de un mismo equipo. Esta característica, aunque se puede trabajar online, siempre tendrá mejores resultados si la trabajamos en la presencialidad, al fin y al cabo las personas somos animales sociales y no hay nada más social que el tacto, el roce y la conexión in situ con otras personas.

También la aplicación de técnicas de creatividad o la realización de determinadas dinámicas, obtienen resultados diferentes cuando se hacen de forma presencial. Al igual que en el caso anterior podemos realizar estas dinámicas de forma online, sin embargo sí que observamos ciertos matices cuando se hace online y es que la interacción entre personas es más complicada, con entrenamiento estas diferencias se pueden matizar, pero la presencialidad en estas cuestiones siempre será una virtud y no un defecto.

Por último, la presencialidad mejora la fluidez de la comunicación cuando se trabaja en despachos compartidos o próximos, ya que es más fácil acudir a una persona e interactuar con ella en comparación con organizar una videollamada o escribirse por emails o chats de empresa. No solo es más ágil hacerlo presencialmente sino que también disminuye la cantidad de errores de compresión o tergiversaciones que se producen al transmitir los mensajes por otros canales.

Por otra parte esta modalidad también tiene una serie de desventajas. En primer lugar la falta de conciliación, especialmente en aquellos casos que han disfrutado de la modalidad online y ahora por comparación ven disminuídas sus ventajas, en este sentido las personas que valoren la conciliación pueden sentirse desmotivados y disminuir su rendimiento.

En comparación de nuevo con la modalidad online, la modalidad presencial supone también una limitación a la hora de atraer talento, ya que la ubicación será un limitante a la hora de acceder a perfiles interesantes que residan en otros lugares y no estén dispuestos a cambiar su lugar de residencia. Esto puede afectar no solo a las nuevas contrataciones, sino también a los empleados actuales, ya que a raíz de la pandemia son numerosas las personas que han planteado cambios en su estilo de vida, cambios que en algunas ocasiones implican mudanzas a otras ciudades o pueblos, la presencialidad sería un hándicap para conservar su empleo actual. 

Además, las empresas que opten por mantener exclusivamente una modalidad presencial (y no sea por causas mayores, es decir, que el teletrabajo es imposible porque las máquinas están en una fábrica y no se pueden mover de ahí) serán vistas como más tradicionales y estancas o poco innovadoras.

Por último la presencialidad exige tener unas instalaciones, con el coste que supone esto para la empresa tanto a nivel de local como de servicios que debe disponer para los empleados.

La modalidad de trabajo online

Como comentábamos al comienzo de este post, antes del verano casi dos millones de personas trabajaban desde casa al menos la mitad de la semana, pero tras las vacaciones cada vez más empresas disminuyeron el teletrabajo, en parte por una cuestión legal y es que la entrada en vigor de la ley del teletrabajo supuso una serie de complicaciones para algunas empresas que no tenían claro cómo adaptarse a ella.

Otras empresas sí que decidieron mantener la modalidad online en su totalidad, como puede ser el caso de Dropbox, redefiniendo todos sus procesos y protocolos para adaptarlos a este formato. Además, desde esta empresa diseñaron una guía de consejos y buenas prácticas para llevar a cabo esta modalidad online que comparten con toda aquella empresa o persona que quiera fomentar este modelo de trabajo. 

En este caso las ventajas del modelo serían las propias desventajas del modelo presencial. De igual modo las desventajas del teletrabajo serían las ventajas de la modalidad presencial. Aunque como desventaja particular de este modelo encontraríamos la adaptación a la nueva ley del teletrabajo, al tener que asumir los gastos de los trabajadores en sus domicilios y gestionar todo esto a nivel legal. Es algo tan novedoso que está generando dudas en muchas empresas por lo que sería conveniente contratar esta labor a abogados o gestorías especializadas que ayudasen en el proceso.

Además, casi todos los procesos internos de las empresas están pensados bajo un modelo tradicional de trabajo que cuenta con la presencialidad del trabajador, de nuevo, adaptar todo esto a un modelo online exige consultar leyes, normativas, procedimientos y realizar un esfuerzo en transformación digital a muchos niveles.

Y otro contra es definir muy bien los horarios de cada trabajador y tenerlos muy claros para no interrumpirle en su vida diaria fuera de la jornada laboral. La flexibilidad para el trabajador es una gran ventaja pero a nivel logístico o de organización puede suponer quebraderos de cabeza para la empresa si no tiene todo bien definido.

La modalidad de trabajo híbrida

Como hemos visto hasta ahora, los distintos modelos de trabajo tienen sus pros y sus contras, por un lado el modelo online ha ayudado a mejorar en términos de eficiencia, productividad, conciliación y flexibilidad, mientras que el modelo presencial potencia los lazos y las relaciones entre los compañeros de trabajo. Pero ¿tenemos que elegir o podemos tenerlo todo? Pues este es precisamente el planteamiento del modelo de trabajo híbrido, que busca combinar la presencialidad con el teletrabajo en diferentes modalidades adaptadas a la empresa y a los trabajadores.

Esta modalidad aprovecharía las ventajas de las dos anteriores y, en principio, tan solo sufriría alguna de sus limitaciones, como puede ser la adaptación a la ley del teletrabajo en aquellos casos en los que se supere el porcentaje de jornada laboral que estipulan en la misma, o la transformación digital de procesos o tareas que eran puramente presenciales.

Lo fundamental en este modelo es cómo concretarlo. Algunas empresas han optado por definiciones simples como 3 días a la semana presenciales y 2 días online, sin embargo este modelo no aprovecha la potencialidad que tiene, ya que habrá días que la gente está presencialmente haciendo labores o tareas que podría hacer desde su casa.

Otras empresas optan por la distribución de equipos, de tal forma que cada equipo se autoorganiza en función de las tareas que debe hacer cada uno para agendar esas reuniones o dinámicas que deben ser presenciales y mantenerse online el resto de su jornada.

La clave está en analizar bien la empresa, identificar las necesidades de los trabajadores y de sus tareas y en base a toda esa información definir el modelo híbrido que mejor se ajuste a ello. En Designthinking.gal hemos realizado este proceso con nuestro propio equipo de forma interna para adaptarnos al modelo híbrido, ya que nosotros somos especialistas en realizar estos análisis y ayudar a las empresas en procesos tanto de transformación digital como de adaptación o cambios en la cultura empresarial, dos factores fundamentales a la hora de plantear un cambio en el modelo de trabajo. Si tienes una empresa y no sabes cómo llevar a cabo este proceso de cambio no dudes en contactar con especialistas.

¿Qué modelo de trabajo ha venido para quedarse?

En definitiva, cada empresa debe ser conocedora de su casuística particular, pero en nuestra opinión el modelo de trabajo híbrido ha venido para quedarse y las nuevas generaciones que se han incorporado estos dos últimos años al trabajo ya valoran el teletrabajo como algo normal, por lo que va a ser una demanda más a la hora de buscar trabajo.

Los modelos híbridos tienen numerosas ventajas que, si sabemos definir correctamente su implementación, puede suponer una gran diferenciación del resto de empresas:

-Mayor flexibilidad horaria y capacidad de conciliación manteniendo la interacción con los compañeros de trabajo.

-Ayuda a atraer talento y a mantener empleados que han cambiado su estilo de vida.

-Adaptación a nuevos entornos y digitalización de los procesos, mayor agilidad.

-Todo lo anterior mejora el rendimiento y la productividad, ya que mejora las condiciones laborales de los empleados haciéndolos más felices.