Comunicación interna
12
Nov
2015

El Design Thinking en el proceso de comunicación interno

Ya llevamos tiempo contándoos cómo el Design Thinking puede ayudar a nuestras empresas, a negocios o a cualquier proyecto en el que estemos embarcados. También hablamos de cuáles son los factores que más impacto tienen en ese proceso de mejora continua y comentamos, en numerosas ocasiones, cómo las personas tienen que ser el centro desde el cual, y para el cual, orientamos nuestros productos o servicios.

El Design Thinking como herramienta de comunicación dentro de la empresa

Hoy hablaremos del Design Thinking como herramienta de comunicación interna, concepto del que habla Tim Brown en su último artículo para el Harvard Business Review.

Un factor clave en todos los proyectos es la comunicación, tanto en los proyectos para nuestros clientes, para la cual nos ayudamos de las herramientas del storytelling, como en la comunicación interna de nuestro equipo, de nuestra empresa, con nuestros jefe, con el encargado de la toma de decisiones, etc. En esto último profundizaremos a continuación, comentando la importancia de diseñar un sistema de comunicación que permita el mejor entendimiento y agilidad en la toma de decisiones.

La comunicación tradicional en las empresas

En la mayor parte de las empresas, el método tradicional de comunicación de un trabajo al jefe es el siguiente:

En primer lugar, se crea un brief o unos objetivos con las necesidades que se quieren cubrir con los datos de nuestros clientes, competidores o cualquier otra fuente de información. Con ese brief, el equipo de desarrollo, formando normalmente por la oficina técnica y el equipo de diseño o bien una consultora externa, trabajan sobre él y crean un nuevo producto, que se le presenta a la directiva, la cual decide si lanzarlo al mercado o no.

En estas situaciones, las respuestas más habituales del equipo directivo o la persona a cargo de la toma de decisiones son del tipo: este diseño no resuelve el problema que yo creo que es fundamental, esas no son las posibilidades que yo pienso que deberían ser consideradas, esas no son las cosas que yo estudiaría o, simplemente, no me convence. Por lo tanto, la norma es que el trabajo no sea aceptado y tenga que volver a iniciarse el proceso desde la fase inicial, consumiendo así muchos más recursos y tiempo en el proceso. Esto es especialmente habitual cuando hablamos de productos o servicios que suponen un gran cambio o que tienen un alto grado de innovación.

El Design Thinking como herramienta de comunicación en la empresa

Vamos a aplicar ahora el Design Thinking a esta situación. Una de las claves para que la metodología funcione de manera adecuada es la valorización del error a través de iteracciones rápidas y cortas, sobre todo en las fases iniciales del proyecto, donde el coste es menor tanto en tiempo como en inversión económica. De este modo, el proyecto tendría un enfoque en el que trataría de obtener el feedback de la persona encargada de la toma de decisiones (jefe, directivo…) en las fases iniciales.

Podría ser de esta forma: “pensamos que el problema a resolver es este… qué opinas al respecto?” Un poco más adelante volveríamos y diríamos “estas son las posibilidades que nos gustaría explicar, de acuerdo con la definición del problema que acordamos, ¿tienes alguna sugerencia  al respecto?, ¿encajan con las posibilidades de la empresa?, ¿hay algo que no tuviéramos en consideración o cosas que no encajan en tu visión?”. Trabajaríamos en lo acordado y más adelante volveríamos: “Tenemos planificado hacer estos análisis en las opciones que acordamos y que valen la pena explorar, ¿cómo lo ves?, ¿estamos olvidando algo?”, y así en cada fase del proyecto.

Con este método, el último paso de tomar la decisión de lanzarlo al mercado o no sería mucho más sencillo, prácticamente una formalidad. El encargado de la toma de decisiones conoce de primera mano el proyecto y participó en su creación, ya no es una decisión de cara o cruz.

Podríamos decir ahora que alcanzar ese nivel de compromiso con el proyecto por parte de esa persona es muy difícil, pero si se lo presentamos desde el punto de vista del tiempo y recursos ahorrados en el proceso, esa involucración será mucho más sencilla, sobre todo cuando este procedimiento se repita en el tiempo y los resultados avalen la mejora final de los productos y servicios.

Por lo tanto, podemos concluir que cuando afrontamos un proyecto disruptivo o con gran incerteza en la empresa, las iteracciones en los diseños no deben ser realizadas solo por el equipo de desarrollo sino que es muy importante involucrar dentro del proceso de creación a los responsables finales del lanzamiento del proyecto.

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