Kanban, qué es y para qué sirve

Seguramente en los últimos años habéis oído hablar mucho de Kanban, una herramienta incorporada dentro del grupo de las metodologías ágiles. En este post hablaremos de su origen, sus características y la integración que tiene con el Design Thinking.

El origen de Kanban

La palabra Kanban tiene su origen en el japonés y significa tarjeta visual. La herramienta Kanban se concibió en Toyota, en lo años 50, y forma parte del conocido sistema just in time que hizo de esta empresa el referente mundial en eficiencia en el sector industrial.

Consiste en un sistema de tarjetas para la gestión de piezas dentro de un proceso de producción, identificando al proveedor, la pieza en cuestión y el punto de la fábrica donde se encuentra. Esto permite reponer las piezas necesarias y en el momento justo para incorporarlas a los pedidos en producción.

Lo que inspiró en su día a la dirección de Toyota para desarrollar este sistema fue la gestión de los productos en las estanterías de los supermercados de Estados Unidos.

Kanban en la actualidad

A partir de la publicación del libro Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business de David J. Anderson, esta herramienta pasó a formar parte del día a día de las compañías, especialmente las relacionadas con el desarrollo de software. Así, como muchas otras herramientas en los últimos años, Kanban realizó su propia transformación digital.

Fuente: Medium

Esta herramienta es fundamentalmente práctica, favoreciendo en todo momento el flujo de trabajo y eliminando posibles barreras. Los principios bajo los que se articula Kanban son 4:

–Empezar con las tareas que se están realizando. A veces implementar una nueva herramienta de trabajo puede ser un lastre para la organización, por eso Kanban defiende su facilidad en la integración inmediata en el trabajo que ya se está realizando.

–Implementar cambios incrementales y evolutivos. En esta herramienta se descartan los cambios radicales, ya que pueden suponer una barrera dentro de la organización y se apuestan por éxitos cortos y acumulativos.

–Respetar procesos, responsabilidades y cargos. Bajo la misma lógica de los principios anteriores, esta herramienta quiere evitar barreras en los procesos, por eso entiende que los roles y procesos se deben respetar de entrada y deben evolucionar de forma natural.

–Liderazgo en todos los niveles. Kanban promueve un liderazgo en todos los miembros de la organización, no solo a nivel de jefes de departamento o de dirección general.

Además de esto, David J. Anderson identificó seis prácticas que deben estar siempre presentes:

–Visualizar el flujo de trabajo. Esto se realiza mediante un esquema de columnas donde se visibiliza el trabajo por hacer, el trabajo que se está haciendo y el que está terminado. Está basado en el Visual Thinking, una herramienta muy eficiente en los procesos de innovación.

–Limitar el work in progress. La multitarea puede dar lugar a una mala optimización del tiempo, por eso se propone limitar el trabajo que se está haciendo en cada momento.

–Gestionar el flujo. Intentar poder llevar a cabo un flujo continuo en la realización de tareas para eliminar tiempos muertos y costes por retraso.

–Establecer políticas de proceso explícitas. Si todo el mundo tiene claro cómo va a ser el proceso y cuál es el objetivo común, van a tener la posibilidad de ser más proactivos y que el proceso siga avanzando de un modo fluido.

–Reuniones para la transferencia de conocimiento. En Kanban se consideran muy importantes las reuniones y se dividen en dos tipos, reuniones de un máximo de 15 minutos y reuniones de hasta una hora. Las de 15 minutos se llevan a cabo de pie y con el tablero kanban delante.

–Colaborar sobre un modelo común. Cuando toda la organización trabaja bajo un modelo común, es más fácil que identifiquen problemas y  lleguen a acuerdos de una forma más ágil.

En la actualidad el impacto de Kanban está siendo tan grande que ya no se entienden herramientas de gestión de proyectos que no permitan dicha configuración entre sus opciones.

Kanban y Design Thinking

Además de por sus principios y prácticas, totalmente compatibles con los del Design Thinking, el esquema que popularizó Kanban puede resultarnos de gran ayuda en determinadas fases de la metodología.

Lo más directo es su aplicación sobre el proceso global, visualizando así en todo momento en qué punto está cada fase.

Sin embargo, si adaptamos el tablero de Kanban, podemos utilizarlo también como una herramienta muy visual de selección de ideas, dividiéndolas por su nivel de viabilidad (económica o técnica) o su grado de innovación, por ejemplo.

En esta línea también podemos utilizar el tablero para clasificar de manera resumida los tipos de interacciones de un CJM o el feedback de los usuarios después del testeo.

Como siempre defendemos en nuestros artículos, en Designthinking.gal apostamos por el mestizaje, la adaptación y la interacción entre herramientas y metodologías que aporten valor en los procesos de innovación, en el caso de Kanban no es una excepción.

Fuente foto de portada: Medium